Une association a tout intérêt à fédérer un réseau de bénévoles autour de son projet afin d’enrichir son spectre de compétences. Mais avant d’accueillir des bénévoles, l’association doit s’assurer de ses capacités d’accueil et de pouvoir créer une relation gagnant-gagnant pour les deux parties.
Le canevas ci-dessous, développé par Laurent PUJOL, propose des points clés pour identifier les besoins de l’association dans l’animation de son réseau de bénévoles.
L’animation du bénévolat est une méthode fondée sur des principes. Elle place au centre de ses préoccupations les bénéficiaires des services, les bénévoles, la structure. Elle a pour but d’apporter une aide au fonctionnement des organisations à mission complexe (et moins complexe) et de dynamiser l’action des bénévoles. Des bénévoles « gérés » comprennent mieux les enjeux de leur environnement. Ils sont plus aptes au contrôle interne. Ils animent et irriguent la structure, se réapproprient la mission et veillent à garder bien vivant le projet.
« Le management des bénévoles est avant tout l’art du cas par cas »
Prendre en compte les contraintes et les motivations des bénévoles
Bien sûr l’association doit faire face aux contraintes du bénévolat. Comme pour la plupart, les bénévoles ont une ou plusieurs activités professionnelles, ils ont tendance à manquer de disponibilités pour l’association. Ils sont disponibles seulement à une heure précise et un jour précis.
S’ajoute à cela la « peur des responsabilités » du bénévole. Leur implication ne doit pas les mettre dans une position où ils pourraient être jugés responsables au plan pénal. Les bénévoles ne veulent pas prendre de risques ni assumer des inconvénients qu’ils assimilent à une vie professionnelle. Il est probable que l’association constate un « manque de fiabilité » de la part de bénévoles: en règle générale les structures ne peuvent compter que sur un noyau dur de bénévoles motivés.
Les associations doivent veiller au niveau de motivation au sein des bénévoles, car il est vite arrivé qu’une association passe d’un bénévole démotivé à 20 bénévoles démotivés. Enfin voici quelques règles pour motiver et fidéliser son réseau de bénévoles.
Définir le rôle de chacun au sein de l’association
Pour être efficace, il est nécessaire que l’organisation ait un projet structuré dans lequel chaque membre connaît son rôle. Dans un premier temps, l’association doit bien définir (ou redéfinir ensemble), expliquer et rappeler le projet commun, son enjeu, son intérêt, les « chantiers » en cours et futurs. Il est nécessaire de faire en sorte que les tâches du bénévole soient identifiées, clarifiées, attractives et aussi acceptées. Les rôles définis par des fiches de postes doivent être clairs et acceptés, ce sont là deux points essentiels. Attention à bien répartir les tâches et les rôles de chacun avec précision. Enfin il est crucial de responsabiliser le bénévole sur ses missions afin de rendre l’importance de son travail.
Nous incluons les besoins du bénévole dans l’organisation de l’association. Ils sont la clé pour créer cette relation « gagnant-gagnant ». Faire attention à prendre en compte la disponibilité du bénévole et s’y adapter le plus possible. En outre, l’association doit respecter les compétences et les limites du bénévole.
Communiquer en interne pour souder l’équipe
Sans communication interne, l’organisation n’est rien. L’association doit faire connaître et travailler les documents écrits de type : charte de l’organisme, charte du bénévole, charte du salarié, contrat moral, projet. Plus largement, tout ce qui contribue à l’identification du bénévole à son organisation est bon pour les membres actifs. Il faut être attentif au climat humain, au plaisir de travailler ensemble, à la convivialité, à la joie. Il est utile, par exemple, de permettre à des bénévoles qui ne travaillent pas ensemble de se connaître : invitations, soirées et sorties deux ou trois fois par an. Cela permet de créer une cohésion d’équipe.
Dans certains cas il est bon de mettre en place des groupes de travail permettant aux bénévoles de s’exprimer. Sans oublier de sensibiliser les bénévoles à l’accueil et à l’intégration des nouveaux. Pour une association, surtout de nos jours avec la présence de l’information globalisée, il faut veiller à la transparence et à la démocratie interne. L’association de doit pas hésiter à informer sur les décisions prises par les instances dirigeantes.
Remercier les bénévoles et valoriser leurs réalisations
Le bénévole doit véritablement rentrer dans un programme dessiné pour lui permettre de s’épanouir. L’association doit veiller à l’épanouissement personnel, au développement humain de chacun et à son évolution dans l’organisation. Il est bon de mettre en évidence les réalisations, résultats, réussites collectives et individuelles et de développer la confiance des bénévoles en eux-mêmes. Il faut souligner au bénévole son apport et, plus largement, expliquer à tous l’apport bénévole global en termes qualitatifs et quantitatifs. Les projets et actions gagnent donc à être évalués pour renforcer l’adhésion des bénévoles au projet associatif. Cela permet en outre de rendre la structure plus performante.
Une tâche qui peut s’avérer difficile pour l’association est de trouver le bon ajustement entre les missions déléguées et l’encadrement : notions de liberté et de contrôle. L’association doit apprendre à faire confiance, à permettre l’autonomie et l’initiative en tenant compte des profils individuels et des missions remplies. Un(e) responsable RH doit faire le point sur les ressources à disposition des acteurs pour travailler. Sans oublier, de favoriser la participation, la prise de responsabilités nouvelles ou élargies des bénévoles dans l’organisation. Il est toujours agréable pour les bénévoles de voir mentionner leurs noms dans des rapports, comptes-rendus…lorsqu’ils ont participé à des réalisations importantes.
Enfin, une chose simple mais à ne pas oublier, l’association et les membres permanents se doivent de remercier, féliciter, et reconnaître dans sa juste mesure l’implication du bénévole.
En conclusion, nous pouvons retenir les trois points suivants pour animer son réseau de bénévole :
• Faire un état des lieux (diagnostic) de ce qui existe dans l’association pour animer le réseau de bénévoles (organisation, outils, supports de communication…)
• Elaborer un programme, constitué de missions et d’activités qui seront proposés aux bénévoles : relation gagnant-gagnant autant pour le bénévole que pour l’association
• Définir des indicateurs pour connaître et valoriser la contribution des bénévoles au sein de l’association
Sources bibliographiques :
Laurent PUJOL, Management du bénévolat – Vuibert, 2009.
Crédits photo : Hélène D’Hervé, sous licence Creative Commons.
