Les bénévoles ont des attentes et des besoins bien définis lorsqu’ils s’engagent au sein d’une association. Il est donc important pour les associations d’étudier et de comprendre ces besoins puis de mettre en œuvre les moyens pour y répondre. Les efforts doivent être faits dès la phase d’accueil pour pouvoir fidéliser un bénévole : il faut tout d’abord faire bonne impression ! Voici 8 conseils pour bien accueillir :
1 – Préparer le premier jour du volontaire
Le premier jour, le volontaire est impatient de commencer et de découvrir sa mission. Cette première journée aura un impact durable et influencera l’intensité de son engagement ainsi que son comportement au sein de l’association. Elle mérite donc d’être préparée afin de donner une bonne image de l’association au bénévole et de lui donner envie de s’impliquer.
2 – Souhaiter la Bienvenue!
La personne en charge de l’accueil du bénévole doit être chaleureuse. Toutes les personnes qu’il rencontrera doivent être au courant de sa venue. C’est étonnant de voir comme le simple fait de se sentir attendu permet d’augmenter la motivation du bénévole. Cette dernière est essentielle à la réussite d’un projet.
3 – Présenter l’environnement
Il est important pour le volontaire de connaitre l’environnement au sein duquel il va évoluer. Il faut donc dans un premier temps lui montrer les espaces qu’il pourra utiliser pour sa mission, lui présenter les membres de son équipe, les différents outils auxquels il aura accès (logiciels, photocopieurs, téléphone…). La visite du site doit également inclure les lieux pratiques comme les toilettes, les lieux où déjeuner… Un volontaire d’un projet pro bono remplira une partie de sa mission depuis son domicile. Dans ce cas il convient également de présenter les méthodes et les outils de communication à sa disposition.
4 – Le mettre dans le bain
L’une des motivations premières du bénévole lorsqu’il s’engage est de se sentir utile. En étant directement dans l’opérationnel, le volontaire se sent valorisé et a envie de continuer à s’impliquer. Cela lui permet de sentir son utilité au sein de l’association. Inversement, donner des tâches secondaires simplement pour le maintenir occupé lui donne l’impression de ne pas être attendu et surtout de ne pas avoir sa place. Il faut donc dès son arrivée lui donner une vision concrète de sa mission et de l’importance de sa présence pour l’équipe. Le pro bono est une bonne manière de permettre au volontaire de se sentir utile et d’être directement dans le bain. En effet, le volontaire pro bono utilise ses compétences pour mener à bien sa mission ; son utilité pour l’association est donc évidente.
5 – Former le volontaire
La formation du volontaire dépendra de sa mission et de son expérience. Toutefois, tous les bénévoles doivent être formés. Lors de la phase de préparation il est essentiel de bien définir le rôle et les tâches du volontaire et vos attentes vis-à-vis de lui, et donc la formation dont il a besoin. Certaines associations choisissent de proposer un guide d’accueil qui permet d’avoir une vision globale de l’association, c’est une base pour la formation du volontaire : il lui donne les clefs pour situer son action dans un cadre plus large. La formation du bénévole doit aborder non seulement le cadre de l’action mais aussi l’action même du volontaire. C’est un processus continu : tout au long de son engagement le volontaire doit avoir accès à diverses formations qui répondent à ses attentes.
6 – Etre disponible et créer du lien
Pendant les premiers jours, il faut être disponible et fournir au bénévole toutes les informations dont il aura besoin afin d’être rapidement opérationnel. Il faut être patient et répondre aux éventuelles questions qu’il aura. Il ne faut surtout pas négliger le côté humain de la relation. N’oubliez pas que vous avez en face de vous une personne qui donne de son temps pour soutenir une cause qui est aussi la vôtre.
7 – Le faire adhérer au projet associatif
En tant qu’ambassadeur de l’association, le bénévole doit comprendre le projet associatif et être capable de communiquer dessus. Pour cela il important de lui présenter l’association et les faits marquants de son histoire. Il s’agit également de lui montrer concrètement l’importance de l’implication des volontaires pour l’association en s’appuyant sur des exemples de réalisation. Des ateliers sur les messages clefs ou encore sur la façon de communiquer et de décrire son association en quelques mots peuvent être organisés en groupe.
8 – Valoriser et remercier le volontaire
En fin de journée, il est important d’être présent pour faire le point sur le déroulement de la journée, insister sur les aspects positifs et le remercier de son engagement. Il faut également lui rappeler que vous êtes disponible si besoin et fixer le prochain rendez-vous.
Ces petites règles semblent évidentes et anodines mais elles permettent réellement au volontaire de se sentir bien dans son association.
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