Les partenariats associations-entreprises présentent différents risques : l’échec d’un projet peut engendrer des déceptions voire des conflits. En particulier, les bénéfices importants attendus des projets de bénévolat et de mécénat de compétences sont soumis à un risque plus élevé que pour un simple don financier moins contraignant. L’insatisfaction des volontaires engagés peut être dommageable tant pour l’entreprise que pour l’association.
Grâce à la valeur ajoutée des compétences bénévoles, les projets pro bono ont un effet de levier qui démultiplie l’impact de leur coût financier. Ils présentent cependant un risque plus important dû au facteur humain des projets, plus complexes à mener qu’un mécénat financier ou en nature. La bonne conduite d’un projet repose sur une préparation rigoureuse et sur une adéquation forte entre les visions respectives des partenaires. Il est ainsi important de prévoir les obstacles éventuels et les solutions possibles pour avoir une idée des risques encourus dans la réalisation du projet. Il faut pouvoir donner une réponse coordonnée lors de l’apparition - fréquente - de nouvelles problématiques.
12 questions clés pour réduire les risques avant de lancer un projet :
DEFINITION ET CADRE DU PROJET
1 - Le projet convient-il bien à tous les parties ? Répond-il à un besoin de l’association ?
2 - Le cadre et l’impact du projet sont-ils réalistes et formalisés dans un plan de travail élaboré avec l’accord des personnes concernées ? L’association bénéficierait-elle du projet s’il n’arrivait pas à son terme ?
3 - Est-ce le bon moment pour entreprendre ce projet ? Les ressources humaines et matérielles seront-elles disponibles tout au long du projet ?
4 - Toutes les parties ont-elles la même vision de ce à quoi doit ressembler le succès du projet ?
PRISE DE DECISION
5 - Les dirigeants de l’association soutiennent-ils officiellement le projet ?
6 - Le partage des rôles et des responsabilités est-il clairement établi ?
PROPRIETE INTELLECTUELLE
7 - Quelles sont les règles pour l’accès de chaque partie à l’information, et notamment au contenu propriétaire ou confidentiel ?
8 - Les livrables finaux sont-ils clairement définis ? Qui en sera le propriétaire? L’entreprise ou les volontaires ont-ils des droits pour utiliser ou adapter un éventuel produit ?
SUIVI ET PERFORMANCE
9 - Les compétences techniques et interpersonnelles des volontaires sont-elles celles dont l’association a besoin pour le projet ?
10 - A-t-on prévu de former les participants, de les aider à communiquer entre eux et à suivre le projet ?
11 - Comment s’assure-t-on d’une mise en pratique durable après la réalisation du projet ?
12 - Comment sera évalué le projet : impact, satisfaction des parties, etc. ?
La réponse à ces questions n’est pas toujours évidente, et ne garantit pas forcément le succès escompté. Néanmoins, l’expérience montre que prévenir vaut mieux que guérir, et qu’une bonne préparation permet d’alléger considérablement les difficultés une fois les projets lancés !
Une autre bonne méthode consiste à formuler au préalable les risques et les solutions possibles sous la forme suivante : « SI l’évènement X advient, ALORS nous pourrons réagir de manière Y. »
Attention : Il est important d’aborder des problèmes réels, d’imaginer des situations qui mettent en danger le succès du projet, et des solutions qui soient plausibles. Ex : Si un volontaire vient à faire défaut, alors nous le remplacerons en faisant appel à d’autres candidats ayant des compétences similaires.
Le point le plus important à mon sens est de s’assurer que l’association est effectivement prête à s’engager dans une collaboration de longue haleine avec l’équipe de consultants pro bono (point 3). D’expérience, les projets ont le plus grand risque d’échec lorsque le client n’a pas suffisamment de temps à consacrer au projet, ce qui est relativement fréquent vu le manque quasi constant de ressources (et donc de temps) au sein de beaucoup d’associations. Il est donc très important que le chef de projet soit bien conscient de ces enjeux et pose de bonnes questions au début du projet afin de s’assurer de la disponibilité des dirigeants associatifs.
Pour qu’un projet réussisse il faut que son objectif soit clair et partagé par l’ensemble des acteurs. il existe techniques toutes simples qui consistent à mettre en place une démarche Qualité ou Iso 26000.
Ces méthodes de management sont très responsabilisantes pour l’ensemble des acteurs tant internes qu’externes.
D’autre part pour qu’un projet d’association soit viable à long terme, il faut prévoir de responsabiliser très tôt de nouveaux membres de préférence plus jeunes