Vous allez être responsable d’une mission pro bono ? Vous menez un projet qui engage des acteurs divers ? Qu’il s’agisse d’un projet ponctuel ou d’une mission sur plusieurs mois voire plusieurs années, voici sept conseils qui pourront vous être utiles pour animer une équipe et créer de la cohésion autour d’un projet.
1) Identifier et comprendre les membres de l’équipe
En tant que meneur d’équipe ou de groupe, il est essentiel de comprendre autant que possible les participants à l’aventure collective. Le groupe ne doit pas écraser les individualités, il doit au contraire les valoriser. Les discussions d’individus à individus font avancer le projet, bien plus que le groupe en tant que tel. Chacun possède des informations utiles à la mission, et au-delà de la mission, le partage des ressentis est essentiel pour valoriser et gérer les conflits. Pour chacun des membres du projet, on peut se poser de nombreuses questions, les suivantes me semblent importantes : Quelles sont leurs motivations ? Quelles sont leurs attentes ? Quels sont leurs forces, leurs compétences ? De quelles informations ont-ils besoin ? Qu’est-ce qui a de la valeur pour eux ? Comment communiquer pour les intéresser et leur permettre de participer ?
2) Donner une identité au groupe
Un groupe doit figer un socle commun. Au cours des discussions avec les membres, mettez-vous d’accord sur la raison d’être du groupe, sur ses valeurs ou ses principes d’actions, sur ses objectifs et sur la définition de ce que sera le succès. Si le projet est long, il est utile de les rédiger et de les revoir périodiquement. C’est un point fondamental pour assurer le succès du groupe, et cela nécessite d’y consacrer un temps parfois considérable. Le but ultime est que les membres du groupe puissent penser plus souvent « nous » et moins « je » – en tant que leader il faut aussi adapter sa communication en ce sens et utiliser le pluriel. Pensez aussi à trouver un nom et une devise à ce groupe, voire une mascotte, des signes ou des lieux de ralliements ; souvent ces éléments apparaissent spontanément, néanmoins il peut être utile de les identifier formellement.
3) Utiliser les tours de table à bon escient
Chaque « tour de table » est un moment important de la vie d’un groupe. Il peut s’agir d’un tour de table introductif, ou d’une mise à jour : précisez clairement les informations attendues de la part des participants. Il peut s’agir d’un tour de table financier ou chacun met la main à la poche : ce moment peut se préparer auparavant avec chacun d’entre eux dans la discrétion. Les tours de table prennent toute sorte de forme, d’un brainstorming au lancement d’une réunion. Dans tous les cas, veillez à préserver une certaine équité des positions au cours des tours de table. Cela s’obtient en introduisant ceux-ci avec des règles précises afin de restreindre le champ et la durée des interventions: par exemple, vous pouvez demander au début d’une réunion que chacun se présente et donne une bonne nouvelle.
4) Evaluer son action et remettre en question les acquis
Pensez à organiser des moments d’échanges sur ce qui pourrait aller mieux, et sur les idées de chacun pour faire en sorte que le fonctionnement du groupe s’améliore. Ces moments de partage sont essentiels pour créer une culture de l’écoute et du progrès. Il est intéressant d’avoir des moments collectifs type réunions thématiques, comme des entretiens interpersonnels ou chacun donne à l’autre son ressenti et ses idées ; attention cependant aux listes de critiques, mieux vaut adopter une approche positive et orientée vers la recherche de solutions.
5) Reconnaître, valoriser et fêter les accomplissements
N’attendez pas la fin de votre projet pour remercier les membres du groupe. Créez des étapes et des succès intermédiaires et célébrez chaque réussite, au moins d’un bon mot et d’un sourire ou d’un applaudissement. Cela est particulièrement important dans le cadre de projet de long voire très long terme. Il est aussi utile de valoriser les expériences antérieures des membres d’un groupe au début d’un projet, cela donne de la profondeur et un surplus de sens aux échanges ultérieurs.
6) Gérer les conflits avec optimisme, pédagogie et fermeté
Les conflits sont inévitables, et peuvent même s’avérer féconds lorsqu’ils permettent de dépasser le statu quo et d’innover. Il ne faut ni les nier, ni les dramatiser. Il s’agit d’en chercher la cause, et de prendre le temps de trouver une solution, même temporaire, puis de communiquer pour permettre à l’ensemble du groupe de comprendre la décision prise pour en sortir. Cela dit, une fois ces explications données, le sujet doit être clos et le groupe doit faire bloc. En particulier, lorsqu’un membre du groupe commet des manquements répétés à ses obligations, ou bafoue des valeurs qui lient le groupe, il faut savoir s’en séparer; le respect est essentiel au maintien d’un collectif investi d’une mission.
7) Adapter son action aux différentes étapes de la vie du groupe
Un groupe traverse différentes étapes entre sa constitution, le cadrage de son projet, la réalisation de ce projet, et la redéfinition de ses objectifs. A chaque étape, l’animateur du groupe doit adapter son comportement en fonction de la situation. Ainsi il convient de garder un ton solennel pour les moments qui le sont, mais aussi de savoir tout simplement s’amuser le moment venu ! Dans le cas d’un projet court type Marathon probono, il est par exemple essentiel de différencier les temps de créativité et les temps de production des livrables. En essayant de savoir précisément à quel phase de la vie du groupe on se trouve, on peut adapter sa communication et ses actions en conséquence.
Le contenu de cet article est un essai de synthèse théorique issu de mon expérience, de la discussion avec différents acteurs et de la lecture d’articles et de conférences sur le sujet. En espérant que cette lecture puisse vous être utile, n’hésitez pas à partager et à commenter en donnant vos propres méthodes et ressources !
Antoine Colonna d’Istria
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